Da arbeitet man jeden Tag bis spät in die Nacht und nimmt auch am Wochenende Arbeit mit nach Hause. Und trotzdem schafft man es nicht, alle Aufgaben zu erledigen. Man ist ständig im Stress und vernachlässigt das Privatleben. Und anstatt dass es weniger Arbeit wird, wird es immer mehr.
Das Problem: Oft verwechseln wir Aktivität mit Leistung. Wir sind dann also den ganzen Tag beschäftigt, aber am Ende kommt doch nicht wirklich viel dabei heraus, weil man sich nur mit unwichtigen Dingen beschäftigt hat. Stattdessen sollte man immer mit dem Frosch anfangen und direkt ins Handeln kommen – so Brian Tracy in seinem Buch „Eat that Frog*“. Mein Name ist David und heute schauen wir uns mit diesem Buch an, was es mit den Fröschen auf sich hat und wie man in weniger Zeit mehr schaffen kann.
"Eat the Frog"-Methode
Die Idee der Frösche geht auf ein altes amerikanisches Sprichwort zurück, das besagt:
„Wenn du jeden Morgen als Erstes einen lebendigen Frosch isst, wirst du das Schlimmste, das dich an diesem Tag erwartet, bereits hinter dir haben.“ (S. 14)
Der Frosch ist also die größte und wichtigste Aufgabe, die wir machen müssen, bei der wir aber ganz gerne dazu neigen sie aufzuschieben. Dabei hätte die Erledigung genau dieser Aufgabe momentan den größten positiven Effekt auf unser Leben.
Deshalb Brian Tracys Regel:
„Wenn Sie zwei Frösche essen müssen, fangen Sie mit dem hässlicheren an.“ (S. 14)
Sprich: Die größte, schwierigste, aber auch wichtigste Aufgabe macht man direkt am Morgen und bleibt auch solange dabei, bis die Aufgabe komplett erledigt ist. Denn durch das ständige Wiederholen entwickelt man dann irgendwann eine positive Sucht danach, immer mit dem Wichtigsten anzufangen und es auch abzuschließen.
Ziele definieren
Bevor man das machen kann, ist es aber wichtig, sich seine Ziele genau zu definieren, um Klarheit darüber zu bekommen, was eigentlich wirklich wichtig für einen ist. Dafür sollte man sich klar machen, was man eigentlich genau will, sich dann seine Ziele aufschreiben und sich Fristen dafür setzen.
Dann braucht man noch eine To-do-Liste mit allem, was notwendig ist, um diese Ziele zu erreichen und daraus erstellt man einen Plan, der die Dinge nach Priorität ordnet. Und natürlich ist es auch wichtig, dass man das Ganze in die Tat umsetzt und jeden Tag daran arbeitet, seinem Hauptziel näher zu kommen.
Tage im Voraus planen
Dazu sollte man jeden Tag im Voraus planen. Alleine damit kann man laut dem Autor bis zu zwei Stunden pro Tag einsparen. Denn richtige Planung kann schlechte Leitung verhindern. Hier kann man mit verschiedenen Listen wie einer Hauptliste, einer Monatsliste, einer Wochenliste und einer Tagesliste arbeiten und da die einzelnen Schritte festhalten, die man machen muss, um die Aufgaben komplett zu erledigen.
Auch kann es helfen, für die Aufgaben feste Zeitblöcke von 30, 60 oder 90 Minuten festzulegen und da dann konzentriert und ohne Ablenkungen an dieser einen Aufgabe arbeiten und sie fertigstellen.
Pareto-Prinzip
Da nach dem Pareto-Prinzip 20 Prozent unserer Zeit für 80 Prozent der Ergebnisse sorgt, womit von 10 Aufgaben 2 wichtiger wären als die anderen 8 zusammen, sollte man sich mit der Eat that Frog-Methode auf das konzentrieren, was langfristig wirklich wichtig für einen ist. Alles, was nicht wirklich wichtig ist, kann und sollte man bewusst aufschieben, delegieren oder eliminieren.
ABCDE-Methode
Um seine Prioritäten richtig zu setzen, kann die ABCDE-Methode helfen. Dabei erstellt man auf Papier eine Liste mit allen Dingen, die man am nächsten Tag erledigen möchte und schreibt vor jeden Punkt jeweils den passenden Buchstaben:
A -Aufgaben: müssen erledigt werden
B -Aufgaben: sollten gemacht werden
C -Aufgaben: es wäre schön, sie zu erledigen
D -Aufgaben: können delegiert werden
E -Aufgaben: können eliminiert werden
Die einzelnen Kategorien kann man dann nochmal unterteilen in zum Beispiel A-1, A-2, A-3, etc.. Wichtig ist es dann, sich zuerst auf die A-1-Aufgabe – sprich seinen größten und hässlichsten Frosch – zu konzentrieren und nichts anderes machen, bis es abgeschlossen ist.
Schlüsselergebnisbereiche & Kernaufgaben
Laut Brian Tracy kann man jeden Job in etwa fünf bis sieben Schlüsselergebnisbereiche zerlegen. Das sind Ergebnisse, die man unbedingt erzielen muss und für die man komplett alleine verantwortlich ist. Und weil der schwächste Schlüsselergebnisbereich unser aktuelles Niveau bestimmt, sollte man in genau diesem Bereich besser werden. Denn oft schieben wir Dinge deshalb auf, weil wir in diesem Bereich schon mal schlechte Leistung abgeliefert haben. Und deshalb drückt man sich dann davor.
Oft schieben wir Dinge auch auf, weil wir uns der Aufgabe noch nicht gewachsen sehen – was dazu führt, dass man nicht einmal den ersten Schritt macht. Da man aber alles lernen kann und die Motivation größer ist, wenn man gut in einer bestimmten Kernaufgabe ist, sollte man die Fähigkeiten in seinen Schlüsselkompetenzen immer weiter ausbauen, indem man zum Beispiel mehr liest, Seminare besucht oder Podcasts im Auto hört.
Auch kann es helfen, seine Kernaufgaben herauszufiltern. Dazu kann man sich einfach mal alle Aufgaben aufschreiben, die man macht und überlegt dann, welche drei davon den größten Wert erzeugen. Und auf genau diese drei Hauptaufgaben richtet man seine komplette Zeit und Energie.
Dafür reichen übrigens schon 30 Sekunden, in denen man kurz darüber nachdenkt, welche drei Ziele momentan am wichtigsten für einen sind und diese auch aufschreibt.
Die richtige Vorbereitung
Um keine Zeit zu verschwenden, sollte man sich gut vorbereiten und sich alles zurechtlegen, bevor man mit einer Aufgabe startet. Dazu gehört bspw. auch, den Schreibtisch aufzuräumen und alles wegzuräumen, was nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. Dann sollte man aber auch direkt anfangen und den ersten Schritt machen. Lieber erst einmal etwas zu 80 Prozent richtig machen und dann korrigieren als erst gar nicht anzufangen, weil man es direkt perfekt machen möchte.
Große Frösche isst man Schritt für Schritt
Da uns der Gedanke an ein riesiges Projekt ziemlich schnell einschüchtern kann, sollte man sich auf eine Sache konzentrieren, die man machen kann. Große Frösche isst man also nicht auf einmal, sondern Schritt für Schritt. Dazu gibt es einmal die Salamitaktik, bei der man immer eine Aufgabe nach der anderen macht. Oder man kann auch die Schweizer-Käse-Methode anwenden, wobei man ein Loch in die Aufgabe bohrt. Sprich: Man arbeitet eine bestimmte Zeit an einer Aufgabe und hört dann auf.
Hemmfaktoren bestimmen
Da es immer einen limitierenden Faktor gibt, der bestimmt wie schnell man ein Ziel erreicht oder eine Aufgabe schafft, sollte man diesen Hemmfaktor bestimmen und dann seine Zeit und Energie auf genau diesen Schlüsselbereich verwenden. Und auch hier kann man das Pareto-Prinzip anwenden. Sprich: 80 Prozent der Hemmfaktoren sind intern und nur 20 Prozent extern. Das heißt: Es ist nicht der Markt oder die wirtschaftliche Situation, die verantwortlich sind, dass man seine Ziele nicht erreicht – größtenteils liegt das Problem in uns selbst. Was aber sehr gut ist, denn daran kann man etwas ändern.
Gute Gewohnheiten entwickeln
Stattdessen warten viele Menschen aber darauf, dass jemand vorbeikommt und sie motiviert. Wir sind aber selbst für uns und unser Leben verantwortlich und deshalb müssen wir Gewohnheiten entwickeln, um uns selbst unter Druck zu setzen, indem man sich zum Beispiel selbst fiktive Fristen setzt.
Positive innere Haltung
Um wirklich erfolgreich zu werden, braucht man eine positive innere Haltung. Man sollte also immer das Gute in einer Situation suchen und sich nicht von Rückschlägen abschrecken lassen, sondern sie als Chance zum Lernen sehen.
Technologie - Herrscherin oder Dienerin
Oft kommt dann aber noch ein anderes Problem ins Spiel – und zwar Technologie. Sie kann entweder eine schreckliche Herrin oder eine wunderbare Dienerin sein – so Brian Tracy. Die Lösung ist, die Kontrolle zu behalten, indem man zum Beispiel regelmäßig „Zeiten der Stille“ einrichtet, in denen man sein Handy und PC komplett ausschaltet. Wenn man etwas mehr möchte, kann man auch einen Tag pro Woche Digital Detox machen, um seinen Kopf frei zu bekommen.
Damit Technologie zu unser Dienerin wird, sollte man sich nur auf die Dinge mit hoher Priorität konzentrieren. Das kann konkret bedeuten, dass man Benachrichtigungen ausschaltet, um nicht von Mails abgelenkt zu werden. Und auf Social Media kann man zum Beispiel seine Ergebnisse und Ziele posten, um zusätzlich Motivation zu bekommen.
Um wirklich effektiv zu arbeiten, muss man seine Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe konzentrieren. Heißt konkret: Alle Geräte, die man nicht zum Arbeiten braucht, ausschalten und morgens nicht erstmal seine Mails und Nachrichten checken, sondern das bspw. nur zwei Mal pro Tag machen. Bevor man das erste Mal seine Mails checkt, kann man morgens erst einmal 90 Minuten voll konzentriert arbeiten und seine wichtigsten Aufgaben abarbeiten, die man am Vortag festgelegt hat. Und nach einer 15-minütigen Pause kommt nochmal ein 90-Minuten-Block. Und erst dann darf man sein E-Mail-Postfach öffnen.
Flow
Durch den inneren Wunsch, eine Aufgabe so schnell wie möglich abzuschließen, kann man auch in einen Flow-Zustand kommen, in dem man voll konzentriert an einer Aufgabe arbeitet. Gerade wenn man einmal in Schwung gekommen ist, braucht man viel weniger Energie, um dann auch weiterzumachen. Deshalb sollte man immer so schnell wie möglich starten, sich schnell bewegen und wenn man mit einer Aufgabe angefangen hat, sie auch bis zum Ende durchziehen und nicht währenddessen zu einer anderen Aufgabe wechseln.
Schlusswort
Wenn ihr aber stattdessen fast gar nicht mehr arbeiten wollt, findet ihr hier noch die Vorstellung zu Timothy Ferriss Buch „Die 4-Stunden-Woche“.
