Wie immer ist einfach viel zu viel zu tun und zu wenig Zeit da. Und schon hat man wieder vergessen, das Geburtstagsgeschenk zu besorgen oder die Arbeit bis zur Deadline fertig zu machen. Das Problem: Unser Gehirn ist dafür ausgelegt Ideen zu erschaffen, nicht sie zu speichern. Nur wenn unser Gehirn frei und unsere Gedanken organisiert sind, kann man gute Ergebnisse erzielen. Hier kommt David Allen mit seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege*“ bzw. „Getting Things Done“ ins Spiel.
Mein Name ist David und heute schauen wir uns mit David Allens fünf Schritten an, wie man die Kontrolle über sein Leben zurückgewinnen kann und sorgenfreier durchs Leben geht.
Getting Things Done (GTD)-Methode
Erfassen
Um seinen Kopf wirklich frei bekommen zu können, sollte man im ersten Schritt alles aus dem Kopf auslagern. Wohin ist eigentlich egal – Hauptsache es ist raus aus dem Kopf. David Allen nimmt dazu einen Eingangskorb. Also das kann tatsächlich ein wirklich existierender Korb sein, in dem man alle seine Aufgaben sammelt oder aber man macht das Ganze bspw. digital.
Und sobald man während der Arbeit einen abschweifenden Gedanken hat oder eine neue Aufgabe reinkommt, wie zum Beispiel, dass man noch einen Kunden zurückrufen muss, sammelt man das im Eingangskorb.
Erst wenn man wirklich alles aus seinem Kopf ausgelagert hat, kann man in einen Art Flow-Zustand kommen, in dem man wirklich im Moment leben kann – ohne ständig daran zu denken, was noch alles erledigt werden muss oder sich schlecht zu fühlen, weil man eine Aufgabe gerade nicht macht.
Wichtig ist dabei aber, diesen Eimer regelmäßig zu leeren. Denn unser Gehirn wird nur dann entlastet, wenn es weiß, dass die Sachen im Eingangskorb nicht untergehen. Macht man das nicht, fängt man an, seinem eigenen System zu misstrauen und das führt dazu, dass man trotzdem alles im Kopf behält.
Durcharbeiten & Organisieren
Im nächsten Schritt muss man diesen Eingangskorb durcharbeiten – was aber nicht bedeutet, dass man alles sofort erledigen muss. Stattdessen fragt man sich, worum es sich eigentlich handelt und ob man etwas machen kann.
Und wenn man nichts machen kann, gibt es 3 Möglichkeiten:
- Entweder wandert es in den Müll
- Es kommt in die Kategorie Vielleicht/Irgendwann
- Oder aber man legt es als Referenzmaterial ab, sodass man immer wieder darauf zugreifen kann, wenn man es braucht (wie bspw. eine Bedienungsanleitung)
Wenn man aber etwas unternehmen kann, muss zuerst der nächste ausführbare Schritt festgelegt werden. Dauert die Aufgabe weniger als 2 Minuten, macht sie sofort. Dauert es länger als 2 Minuten, fragt man sich, ob nicht jemand anders für die Aufgabe verantwortlich ist. Wenn ja, wird sie delegiert, ansonsten auf später verschoben.
Wenn man etwas delegiert, weil man nicht der richtige Ansprechpartner ist, sollte man das auch in einer extra Liste festhalten, damit man sich nicht im Kopf merken muss von wem man noch eine Rückmeldung erwartet.
Verschiebt man die Aufgabe, gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Terminkalender
Entweder kommt etwas in den Terminkalender. Da sollten laut David Allen aber nur Sachen drauf, die auch tatsächlich an diesem Tag oder zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen, also bspw. geplante Meetings. Oder aber Informationen, die man an diesem Tag braucht.
In einen Kalender gehören laut David Allen also keine To-do-Listen. Einmal deshalb, weil sie sich ständig ändern, aber auch weil die To-dos niemals komplett abgearbeitet werden können, sodass man immer wieder etwas auf den nächsten Tag verschieben muss – was ziemlich frustrierend und zeitraubend sein kann. Und weil die meisten Aufgaben einfach nur zeitnah und nicht an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, gehören sie nicht in den Kalender, sondern auf eine extra Liste. Und das bringt uns zur zweiten Möglichkeit.
2. Nächste Schritte
Die Aufgabe kann aber auch in die Kategorie „Nächste Schritte“ verschoben werden, um dann so schnell wie möglich erledigt zu werden. Je nachdem, wie viele offene Aufgaben man hat, kann man sich auch mehrere Listen anlegen, wie zum Beispiel:
- PC ohne Internet
- PC mit Internet
- Handy
- Notizbuch
Ist man jetzt zum Beispiel im Flieger und hat keinen Empfang, kann man immer noch auf Papier arbeiten oder auf dem Laptop (solange der Akku reicht).
Projekte
Erfordert etwas mehr als zwei Schritte, ist es laut David Allen bereits ein Projekt und gehört auf eine extra Liste. Was aber auf jeden Fall nicht passieren darf, ist, dass etwas wieder im Eingangskorb landet.
Ein Projekt selber kann man nicht machen – was man aber machen kann, ist das Projekt in einzelne ausführbare Schritte zu zerlegen, die man abarbeiten kann. Um das perfekt organisiert zu halten, braucht man verschiedene Listen und ein gutes Ablagesystem – entweder physisch oder digital.
5 Schritte natürlicher Planung
Planen sei dabei die Anwendung des gesunden Menschenverstands. Wir müssen allerdings anfangen, unserem eigenen Planungssystem zu vertrauen. Dazu muss man als erstes das Warum klären. Also warum machen wir das Meeting überhaupt? Dann kommt das Was. Und da laut David Allen unsere Vorstellungskraft ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, sollte man hier das Ergebnis geistig vorwegnehmen.
Durch Brainstorming klärt man schließlich das Wie. Also hier werden die Schritte festgelegt, wie man zu dem gewünschten Ziel kommen kann. Das Organisieren kommt dann meist von selbst, weil man schon einen viel besseren Überblick hat. Und als letztes muss man noch fragen was jetzt kommt. Also sprich: Die nächsten Schritte festlegen.
Durchsehen
Was auf jeden Fall auch noch sehr wichtig ist, ist, dass man seine ganzen Listen und sein Ablagesystem – sei es ein Projekt oder nicht – regelmäßig durchschaut. Also David Allen schlägt hier einmal pro Woche vor. Dabei sollte man auch direkt alles auf den neuesten Stand bringen – denn je besser man sein Ordnungssystem pflegt, umso besser wird es, umso mehr vertraut man dem System und umso motivierter ist man, es auch in der Zukunft weiter zu pflegen.
Durchführen
Jetzt bleibt aber natürlich noch die Frage, nach welchen Kriterien man eigentlich entscheidet, welche Aufgabe man als Nächstes machen sollte. Dafür sind laut David Allen vier Kriterien entscheidend:
1. Kontext
Es gibt Aufgaben, die kann man nur an einem bestimmten Ort machen, weil man bspw. Internet oder einen Drucker braucht.
2. Verfügbare Zeit
Hat man in 10 Minuten ein Meeting, ergibt es natürlich wenig Sinn mit einer Aufgabe anzufangen, für die man mehrere Stunden braucht. Stattdessen könnte man dafür dann aber noch eine wichtige E-Mail beantworten oder einen Kunden kurz zurückrufen.
3. Verfügbare Energie
Es gibt Aufgaben, bei denen muss man jetzt nicht mehr ganz so konzentriert sein, um sie trotzdem gut erledigen können. Zum Beispiel wenn man irgendwelche Standardmails beantworten muss. Andere Aufgaben erfordern es dahingegen, dass man voll bei der Sache ist.
4. Priorität
Wenn man diese drei Punkte geklärt hat, kann man sich überlegen, welches Ergebnis am wichtigsten ist. Man priorisiert also die verbleibenden Optionen und entscheidet damit, was als nächstes zu tun ist.
Abmachungen mit sich selbst
Laut David Allen hat man Ängste und Schuldgefühle nicht, weil man zu viel zu tun hat. Sie entstehen, weil man Abmachungen mit sich selbst bricht. Ist man einer Person verabredet und sie kommt nicht zum Treffen ohne abzusagen, fängt das Vertrauen in diese Person an zu bröckeln. Das gleiche gilt, wenn wir Abmachungen mit uns selbst brechen.
Da unser Gehirn nicht wirklich zwischen unwichtigem und wichtigem unterscheiden kann, hat für uns bspw. die Abmachung das Zimmer aufzuräumen die gleiche Wichtigkeit wie einen Businessplan zu schreiben. Deshalb ist es so wichtig, sich alles aufzuschreiben, damit nicht noch irgendwo eine längst vergessene Abmachung im Unterbewusstsein schwirrt.
Wenn man direkt immer den nächsten Schritt festlegt, sorgt das für Klarheit. Man hat dann auf seiner To-do-Liste nicht mehr einfach nur Winterreifen stehen, sondern überlegt sich direkt, was notwendig ist, um da hin zu kommen. Muss man dazu also beim Händler anrufen und welche bestellen oder macht man sich selbst online auf die Suche?
Man sollte also herausfinden, was man will und dann dafür sorgen, dass es auch passiert.
Fazit
Die Methoden von David Allen in die Praxis umzusetzen, erfordert natürlich viel Disziplin. Wenn euch das für den Anfang zu viel ist, könnt ihr zum Beispiel auch erst einmal damit anfangen, die Zwei-Minuten-Regel konsequent in den Alltag zu integrieren. Sprich: Wenn ihr eine Aufgabe in zwei Minuten erledigen könnt, wird sie sofort gemacht und kommt nicht auf irgendeine To-do-Liste.
Und damit bei einem weniger Dinge im Kopf herumschwirren, kann man anfangen, sich mehr aufzuschreiben, um es aus dem Kopf auszulagern. Am besten funktioniert David Allens Prinzip aber natürlich, wenn man auch alles davon umsetzt.
Wenn ihr mehr zum Thema Zeitmanagement wissen wollt, findet ihr hier die Vorstellung zu Brian Tracys Buch "Eat that Frog".
